Ainun Chomsun

Sudah lama tidak bekerja mengelola event, menjadi otak sedikit buntu. Kemaren diminta sama salah satu teman membuat proposal PR untuk salah satu departemen, dan hasilnya kurang mantep. Mungkin kelamaan nganggur. Untuk me-refresh pikiran, saya mencoba menuangkan aktivitas saya dalam mengelola suatu kegiatan dalam tulisan. Siapa tau jadi ada bocoran di kepala, gak buntu lagi.

Pengelola event atau Event Organizer (EO) ada bermacam-macam, gak cuma ngurusi pertunjukan musik artis saja. Ada EO untuk pernikahan, atau sering disebut Wedding Organizer (WO), ulang tahun anak, ulang tahun ABG, bahkan ulang tahun pejabat-pejabat ngeus kolot, EO untuk IPO -itu lo kalau perusahaan mau melepas sahamnya ke publik untuk pertama kalinya (saya juga baru tau beberapa waktu yang lalu), ada EO untuk aktivitas internal perusahaan : outbond, family gathering, dsb, EO untuk launching produk atau perusahaan, EO seminar atau training-training, EO peragaan busana, EO Pemilu dan Pilkada. Masih banyak EO jenis lainnya yang saya belum tahu atau belum dapat infonya.

Selama ini, yang pernah saya tangani adalah : seminar, peluncuran lembaga baru, sahur keliling, rapat akbar atau pertemuan dengan massa banyak dan pernikahan. Jadi saya termasuk EO gado-gado alias kurang spesifik, karena saya jadi EO juga atas dasar perintah dari yang punya kuasa (baca:Boss). Awalnya, saya agak gedabrukan, karena disamping background pendidikan yang tidak nyambung, juga minimnya pengalaman dan pergaulan di ibukota. Maklum, saya dari desa di kaki sebuah gunung, di ibukota masih gagap.

Demi suksesnya acara, jalan apapun saya tempuh. Pengalaman saya (dan saya bagikan siapa tahu bikin pembaca gak gedubrakan kayak saya), langkah awalnya adalah : Bangun relasi sebanyak-banyaknya. Entah berhubungan secara langsung dengan pekerjaan atau tidak. Karena berdasarkan pengalaman suatu saat pasti berguna. Percaya deh! Jadi, siapkan HP yang phonebooknya bisa ribuan dan datanya bisa ditransfer, diupdate dan disimpan di dalam laptop atau PC. Supaya kalau HP nya ngilang, masih punya cadangan data. Database relasi itu nyawa buat para EO’ ers. Jaga baik-baik ya nyawanya.

Disamping punya data relasi yang lengkap kontaknya (no telp kantor, rumah kalau perlu, HP, email, alamat kantor), kita juga perlu mempunyai buku kuning. Masih ingat buku kuning? Iya betul, keluaran Yellow Pages. Jadul banget yach? Bukunya ada 3 macam kalau gak salah, tapi sekarang era digital, daripada nyimpen buku-buku setebal rumah, Yellow pages mengeluarkan dalam format CD. Punyailah dan simpanlah! Manfaatnya sungguh luar biasa dan diluar dugaan. Sewaktu-waktu butuh nyari barang atau rekanan, kalau sudah stag sama relasi yang kita punya, bisa tuh buka-buka Yellow Pages. Selain bisa menemukan apa yang kita cari, kadang-kadang saya dapat inspirasi subtitusi suatu barang dari situ. Ide-ide segar untuk memeriahkan acara atau gimmick yang nyeleneh bisa timbul tuh dari memelototi si Kuning.

Membangun relasi sangat berguna bagi kehidupan rakyat semesta. Beneran! Disamping senang punya banyak teman, kita jadi suka dapat info-info yang bermanfaat maupun proyek-proyek yang maslahat. Pengalaman salah satu kerabat dekat saya, beliau sekarang punya perusahaan advertising sendiri dan bermercy karena banyaknya relasi. Dengan bermodalkan teman yang banyak, beliau sering mendapatkan proyek-proyek berbagai macam, sampai kemudian konsentrasinya diarahkan pada bidang advertising. Salah satu teman pernah bilang, kerabat dekat saya itu kagak ada matinya. Kenalannya dari Officeboy sampai Presiden Direkturnya. Alamak jang..!

Gimana caranya dapat relasi? Nah kalau itu, mari kita sama-sama belajar. Saya juga baru mencoba merajut pertemanan didunia yang individualis ini. Tidak mudah memang, tetapi harus diusahakan. Yang saya lakukan, mencatat semua yang pernah kita hubungi karena pekerjaan. Dan berkomunikasilah dengan ramah, simpan semua nomer kontaknya. Dan sesekali disapa walaupun tidak ada keperluan. Selanjutnya, kalau saya butuh info apa-apa saya akan kontak teman-teman saya tadi yang kira-kira punya rekanan atau jaringan yang kita butuhkan. Dan kita pun jangan pelit-pelit bagi info yang kita punya. Rejeki gak mungkin salah alamat katanya teman saya yang Sufi itu. Cara lainnya, ikut bergabung dengan suatu komunitas atau hobi yang sama. Itu saran para pakar komunikasi dan majalah-majalah dewasa. tapi buat saya, gak manjur, hahaaa. Saya paling susah masuk ke komunitas gitu, kecuali diajak teman. Jadi kalau teman saya mau ngumpul-ngumpul, saya suka ngikut, siapa tau ada yang nyangkut jadi relasi. Jalan lain adalah, ikutan milis. Silakan mau milis sekampung, se-sekolahan, milis makanan atau milis pangkat, milis kegiatan. Monggo saja. Sesekali ikut nulis dimilis, jangan malas diajak kopdar-an. Mintalah kontak tema-teman peserta kopdar-an. Cara yang lebih murah dan mudah daripada ikutan training-training, disamping mahal, susah dipelihara kalau gak sealiran.Terus aja, sambung menyambung, dari teman ke teman. Sampai tak terasa jaringan membesar.

Sudah punya banyak relasi? Pelihara dengan baik, dengan sesekali menyapa. kalau pulsa mahal, ya lewat email. Atau ngeblog, sekarang lagi musim blog. Cari tau apa teman-temanmu yang punya blog, tuker-tukeran link, ninggal comment (jangan comment yang sepa atau nyelekit, cari masalah itu namanya!). Niscaya pertautan tetap terpelihara.Atau bikin teman baru lewat blog, cari blog yang seirama (dari gaya nulisnya maupun isi tulisannya) disamping tidak memalukan (karena tidak harus bertatapan langsung), jaringannya luas tak terhingga.

Jangan malas ya membangun relasi..Kuncinya yang penting : ramah. Bukan lenjeh atau kegenitan. sewajarnya aja. Ramah biasanya identik dengan banyak senyuman. Jangan senyum-senyum sendiri, kalau itu kebanyakan!

Selamat berkarya dengan hasil yang tidak biasa!